В этом году электронный оборот документов Центра бухгалтерского обслуживания составит около 1 млн пакетов
Фото: Денис Гордийко
«Обслуживать почти 600 социальных учреждений – это огромный вал работы. И это не только начисление зарплаты и премиальных 37 тысячам сотрудников, но и закупки по контрактам, начисление и учет платы в детских садах, сопровождение деятельности учреждений. Раньше каждый имел свою бухгалтерию. А сейчас такое количество высококлассных специалистов собрать априори невозможно. Ну и прозрачность всех процессов тоже имеет важное значение. Цифровые технологии – это первый спасательный круг, который освобождает от бумажного документооборота и значительно ускоряет все процессы», – отметил мэр Ильсур Метшин.
Цифровизация позволяет повысить эффективность бухгалтерского обслуживания, обеспечить прозрачность бизнес-процессов и создать единый регламент. Сейчас Центр бухгалтерского обслуживания работает с учреждениями, подведомственными управлениям культуры, образования и комитету по делам детей и молодежи. Переход с бумажного документооборота на ЭДО здесь был быстрым, и сейчас все документы, поступающие от соцобъектов, обрабатываются в электронном формате.
В итоге сократились сроки по заключению контрактов с основными крупными поставщиками и ресурсоснабжающими организациями, например, Департаментом продовольствия и социального питания Казани и МУП «Водоканал». Кроме этого, удалось убрать пиковую нагрузку по документообороту в конце года. По словам Юрия Синникова, в 2024-м всего было заключено контрактов на сумму 6,8 млрд рублей, при этом договоры на 4,8 млрд прошли через ЭДО.
Чтобы оптимизировать работу и разгрузить сотрудников, в рамках «Цифровой бухгалтерии» в 2022 году были внедрены роботизированные помощники.
«Сегодня для обслуживания почти 600 учреждений задействовано всего лишь 340 бухгалтеров. Тогда как ранее на такое количество понадобилось бы около 450 человек, – подчеркнул докладчик. – Сейчас один бухгалтер справляется с обслуживанием практически двух учреждений, что весьма актуально в условиях острого дефицита бухгалтерских работников на рынке труда».
Роботы взяли на себя регистрацию и оплату договоров, оформление оплаченных документов. Также в мессенджере Telegram ответственным сотрудникам или руководителям учреждений стали приходить уведомления о проведенном платеже. Это позволило избежать лишних звонков с уточнениями по контракту. В мессенджере создали и единую горячую линию, где принимаются любые вопросы, связанные с бухгалтерией, – за этот год сервисом воспользовались более 2 тыс. раз.
С 2024-го роботизированные помощники внедряются и на других направлениях. Сейчас автоматически проходят распознавание сканированной товарной накладной, оплата коммунальных услуг и услуг питания. Ожидается, что до конца года они обработают 100 тысяч счетов, что сэкономит 33 тыс. часов человеческого труда.
С апреля был автоматизирован процесс получения справок с информацией о состоянии задолженности по оплате за посещение детского сада через портал «Госуслуги РТ». Теперь ответ приходит в течение пяти дней, а не десяти, как это было раньше.
«Это самый важный результат: многие процессы унифицированы, производительность повысилась, за что мы ратуем как в бюджетной сфере, так и в коммерческой, производственной. Неслучайно наш опыт стал интересен муниципалитетам как внутри нашей республики, так и за ее пределами. Список желающих перенять лучшую практику Казани и в этом направлении не иссякает», – подчеркнул Ильсур Метшин.
В Казань на обучение приезжали представители Норильска, Калининграда, Перми, Сочи, Минска и Киргизии. О цифровой трансформации системы централизованного бухгалтерского учета на форуме «Города России: Локомотивы роста» в Екатеринбурге рассказывал начальник финуправления Ирек Мухаметшин. Также проект представляют на республиканских и федеральных конкурсах, где ему присуждают призовые места.
Центр бухгалтерского обслуживания выплачивает зарплату 37 тыс. сотрудникам с годовым фондом в 23 млрд рублей, производит учет и начисление родительской платы для 71 тыс. детей, посещающих детские сады, регистрирует и оплачивает порядка 50 тыс. муниципальных контрактов в год.