С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. То есть бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет сведений о трудовой деятельности сотрудника.
Чтобы перейти на электронные трудовые книжки:
Такие правила устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Кого назначить ответственным за электронные трудовые книжки
Руководитель вправе решить сам, кто будет вести электронные трудовые книжки и подавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Закон не говорит, кто это должен быть – бухгалтер или кадровик. Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому поручили вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист.
Обязанности вести электронные трудовые книжки пропишите в должностной инструкции и трудовом договоре с сотрудником. Назначайте ответственным только одного сотрудника, даже если записи в книжки вносит весь отдел кадров. Издайте приказ о назначении ответственного по аналогии с бумажными трудовыми книжками (п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Приказ составьте в произвольной форме. Укажите в документе Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручили ответственным за электронные трудовые книжки и отчет СЗВ-ТД. Также пропишите, кто будет заменять ответственного, когда тот отсутствует. Подпишите документ у руководителя организации и сотрудников, которых внесли в приказ.
Какие локальные акты изменить из-за перехода
В первую очередь придется изменить ПВТР. В этом локальном акте обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу. В разделе о порядке увольнения укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.
Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников
Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. Положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.
Как уведомить сотрудников о выборе трудовой книжки
Уведомите каждого сотрудника организации о выборе формата трудовой книжки в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. Форма уведомления не утверждена, поэтому составьте его в произвольной форме. Уведомление составьте на каждого сотрудника. В нем объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Подготовьте два уведомления, одно выдайте сотруднику на руки, на втором он поставит свою подпись, что он уведомление получил. Об этом сказано в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Если сотрудники отсутствуют на работе длительное время, например, находятся в отпусках по уходу за ребенком, то отправьте им уведомления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой.
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки
Чтобы отслеживать, кому из сотрудников уже направили уведомления и от кого получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно на бумаге или в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.
Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил уведомление на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали им уведомления.
Как получить заявления от сотрудников
После того, как сотрудник получит уведомление о новых правилах работы с трудовыми книжками, он должен решить, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.
Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать заявление с просьбой продолжать вести бумажную трудовую. В таком случае вам придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.
Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, то он должен написать заявление о том, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Заявление работника с просьбой вести трудовую книжку в электронном виде
Что делать, если сотрудник отказался от бумажной книжки
Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись в следующем порядке:
Кроме того, в графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После этой записи сотрудник ставит свою подпись. С момента выдачи трудовой книжки работодатель не несет ответственности за ее ведение и хранение. Такие разъяснения дают специалисты Минтруда в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Работодатель обязан вести и хранить бумажные трудовые книжки до 31 декабря 2020 года включительно, пока не наступит официальный срок окончания подачи заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки. Но сотрудник может подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки досрочно в течение 2020 года. В такой ситуации не рекомендуем сразу выдавать бумажную трудовую на руки сотруднику. Поскольку сотрудник может изменить свое решение до 31 декабря 2020 года и снова вернуться к бумажной трудовой. В таком случае вам придется отменять запись о выдаче трудовой книжки на руки и снова принимать ее к учету.
Трудовые книжки до их выдачи сотрудникам продолжайте вести на всех по общим правилам. Правила ведения трудовых книжек на бумаге не изменились.
Что делать, если сотрудник не подал заявление
Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в ПФР. Работник вправе и после 2020 года в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Сотрудники, которые не смогли в течение 2020 года подать работодателю заявление о выборе формата трудовой книжки, вправе сделать это в любое время. К таким сотрудникам относят тех, кто:
Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не оформляйте. Их трудовые книжки работодатель вправе вести только в электронном виде, и они уже не смогут подать заявления, что хотят оформить бумажную трудовую.Об этом говорится в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Как принимать и выдавать сотрудникам сведения о трудовой деятельности
Сотрудник при заключении трудового договора обязан предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности. Сведения о трудовой деятельности можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и внести записи в трудовую книжку. Сведения работник может получить:
Такой порядок предусмотрен частями 3–4 статьи 66.1 ТК РФ.
Сотрудник может в любой момент получить у работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Чтобы получить сведения, сотрудник должен написать заявление о предоставлении сведений. Сведения о трудовой деятельности нужно выдать работнику по форме СТД-Р, которая утверждена приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н (ч. 9 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если сотрудник подал заявление о предоставлении сведений, то выдать их нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Выдавайте сведения на бумаге или в электронном виде. Формат зависит от того, что указал сотрудник в заявлении.
Если работник увольняется, то сведения надо предоставить в день увольнения. Если в последний день работы сотрудник не может получить сведения лично, направьте их заказным письмом с уведомлением. Об этом сказано в части 6 статьи 84.1 ТК.
Если сотрудник обнаружит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, которые передали в ПФР, по письменному заявлению сотрудника исправьте или дополните сведения и представьте их в фонд (ч. 6 ст. 66.1 ТК). Форма заявления законом не установлена, сотрудник вправе подать его в произвольной форме или на бланке, разработанном работодателем.
Как передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд
Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (ст. 66.1 ТК).
Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».
Форму СЗВ-ТД сдавайте в территориальные отделения Пенсионного фонда по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Форма отчета утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п.